Angående e-fakturahelvetet

Det finns en ny lag i Sverige, som gäller sedan april 2019 och som man inte känner till såvida man inte är ekonomiansvarig i offentlig verksamhet, eller har ett företag som skickar faktura till någon aktör i offentlig verksamhet. Det är en lag som fått småföretagare att gråta, skrika och baka bullar i ren frustration.

Lagen heter Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling och den går ut på att alla leverantörer till offentlig verksamhet måste fakturera med e-faktura.

En ”leverantör” är till exempel en stackars författare som har föreläst för en föräldragrupp i en skola om läsningens fördelar eller hållit en skrivarworkshop med mellanstadiebarn i Örebro.

E-faktura är inte samma sak som att skicka t.ex. en pdf-faktura med mejl.

Hur skickar man då en e-faktura? Jo, för den som redan har ett elektroniskt ekonomisystem med en fakturaväxel är det jättelätt. Man väljer ”e-faktura” i sitt befintliga system och skriver in några koder. Men så finns det ett helt gäng småföretagare, inte sällan författare, som kanske skickar 10-100 fakturor på ett år, och som därför inte har något sådant system. För dessa småföretagare erbjuder myndigheten eller kommunen ofta ett gratisalternativ; myndigheterna för att de måste, kommunerna kanske för att de inser behovet. (Inte alla kommuner.)

Vilket detta gratisalternativ är, varierar storligen. Många använder InExchange, som blir gratis för leverantören (t.ex. den stackars författaren) när kunden (t.ex. kommunen) är registrerad som mottagare där. Om kunden inte är det, behöver leverantören i stället betala för en registrering för att skicka sin faktura med InExchange. Andra  gratisalternativ, med liknande upplägg, som kan erbjudas är till exempel Pagero, Proceedo, Fakturaportalen och en uppsjö andra portaler. Oftast behöver man ansöka om att bli godkänd leverantör till berörd kund, och vänta på bekräftelse innan man kan skicka sin faktura. På alla portalerna behöver man skaffa inloggning. Vissa portaler har en kundtjänst till vilken man måste skaffa en separat inloggning (för man kommer troligen att behöva kundtjänsten). Alla portalerna fungerar olika, ser olika ut och navigeras olika.

Jag har blivit van vid att varje faktura till kommun eller myndighet kräver timmar av väntan, registrering, felsökning och mejlväxling. Här nedan ett utdrag:

Hej igen! Jag hittade en gammal registrering i Proceedo från i våras från när jag skulle skicka e-faktura till Umeå kommun, men de inloggningsuppgifter jag registrerade då fungerade inte, och när jag nu bad om nytt lösenord skickades det inte till min mejl som det stod. Har du någon aning om vad jag ska göra nu? Registrera en ny användare på nytt? Jag börjar få ryckningar i ögat. Idag har jag försökt fakturera Stockholms kommun, SPV och Örebro kommun. Alla använder olika portaler, Stockholms kommun berättar inte ens vilken portal man ska använda utan hänvisar till ens "systemleverantör", som om man hade någon. Tid lagd på detta idag: 4 timmar. Jag väljer nu mellan att gråta eller baka bullar.

 

(Att jag skrev ”väljer mellan … eller” är om något ett belägg för mitt sinnestillstånd vid tillfället.)

Men vet du vad Sara! Jag tycker du ska gå och baka bullar nu. Skriv ut fakturorna och skicka dom per post denna gång så kan vi kika på portalen nästa vecka istället. Jag kan kontakta vår support för fakturaportalen för att be dem ändra så ditt nya lösenord skickas till din mejl. Så tar vi portalen nästa gång. Det är absolut inte meningen att du ska sitta 4 h med att försöka få iväg dina fakturor. Vår fakturaadress är: [suddat] Kom ihåg att märka fakturan med referens så hanteras den snabbare. Ps: Tycker du ska skicka pappersfakturor till dom andra med. ;) Så ditt uppdrag blir nu att skriva ut fakturorna, lägg dom på posten… baka bullar och sen slappa resten av dagen. Ha en fin helg så hörs vi av när jag fått kontakt med vår support!

Det finns änglar där ute på ekonomikontoren!

Men det blir värre. För mig hände det när jag skulle fakturera Stockholms stad. Jag fick en länk till informationen om deras e-fakturahantering, och jag delar den gärna med er som söndagsläsning: https://foretag.stockholm.se/Upphandling–Entreprenad/Fakturor-till-Stockholms-stad-och-stadens-bolag/

Här stod det ingenting om vilken portal de erbjöd, så jag kastade mig in i ännu en mejlväxling med en ekonomiavdelning. Betänk, när ni läser detta att jag 1) skrivit i mitt mejl att jag kontaktar dem apropå den nya lagen och informationen att de tar emot SveFaktura och 2) att jag inte är någon ekonom. Jag avslutar mitt mejl med: ”Jag har ingen ekonomiavdelning. Jag har en redovisningsfirma som sköter min bokföring, men de sköter inte min fakturering. Jag har ingen ‘systemleverantör’. Allt jag vill är att skicka en faktura. Vad ska jag göra?”

Hej! Det är lag på e-faktura till offentlig sektor sedan 1 april i år. Det finns många aktörer på marknaden som hjälper till att skicka e-faktura i det format mottagaren önskar. Till Stockholms stad kan ni skicka e-faktura i format Svefaktura 1.0 eller Peppol Bis Billing 3.0. Statliga myndigheter erbjuder kostnadsfri portal för registrering av e-faktura. Även vissa kommuner och landsting gör så. Stockholms stad har ännu inte beslutat om eventuell fakturaportal just av den anledning du skriver att leverantörerna tror att man måste gå in i den fakturaportal kunden har valt. Oftast är det bättre att leverantören väljer en fakturaväxel/fakturaportal som passar den egna verksamheten, det kan både vara fakturaportal för registrering och med tjänster när man ”skriver ut” sin faktura via virtuell skrivare så att den blir elektronisk utan registrering. Ett sätt att välja fakturaväxel är att du pratar med din redovisningsbyrå eller din bank, de har ofta etablerade samarbeten med någon växel. Återkom gärna om du har fler frågor, Med vänlig hälsning,

Jag pratade med min redovisningsbyrå (alla författare är inte så lyckligt lottade att de ens har en sådan) – de föreslog att jag skulle köpa in mig på deras faktureringssystem för en årsavgift på 1 500 kronor plus en avgift per skickad faktura. Jag kollade med min bank – de har möjlighet till e-fakturering för en anslutningsavgift på 250 kronor och sedan en månatlig avgift plus en avgift per skickad faktura. Det är säkert jättebra, om man skickar betydligt fler än 10 e-fakturor på ett år. För mig skulle det bli en kostnad på 50-70 kronor per e-faktura, eller 493,50 för denna enda faktura eftersom övriga e-fakturamottagare har erbjudit kostnadsfria alternativ.

I det här fallet slutade det med att jag betalade min redovisningsfirma för att skicka e-fakturan åt mig.

Jag är inte ensam. När jag lade ut min frustration på Facebook, fick jag bland annat dessa kommentarer av andra författare som jag känner:

Jag fick totalt utbrott av exakt samma anledning för några veckor sen. Skulle fakturera en skruttsumma, men fick lägga fler timmar på att få fakturan att fungera, än de timmar jag fakturerade (kan tillägga att jag inte heller lyckades, nån snäll människa på kundtjänst förbarmade sig till slut och gjorde ”undantag” för mig)

Förr i tiden researchade författare och skrev böcker, kommer folk snart säga… Nuförtiden hinner de bara skriva mejl när de försöker fakturera.

Helt koko med e-faktura och att det är olika system. Jag gav idag upp efter en chatt med någon som troligen var en dator. Skickade vanlig faktura. Känner mig som en gangster. Kanske får jag inget betalt. Spänningen är oliiiiidlig.

Åh gud jag hatar det där så intensivt. Har också just kämpat mig igenom en sån där djungel. Så sjukt. Jag valde inte att lajva ekonomassistent på ett kommunalt kontor.

Var nyligen rätt frestad att lägga på en timmes administration på en faktura pga den tid det tog att fakturera. Då har jag inte räknat med de tre veckor jag fått vänta för att få info om vilket system de använder, registrera mig, bli godkänd och till sist äntligen få skicka fakturan… (Väntar nu på betalning, olidligt spännande!)

Jag övervägde på allvar att inte fakturera 15 000 för att e-fakturan höll på att ta kål på mig.

Det är därför jag skriver det här blogginlägget. Någon kommer att googla sig hit i förvirring, när hen möts av sitt livs första krav på e-faktura. Någon annan kommer kanske att hänvisa till det här inlägget för att förklara för sin partner varför hen skriker och slår på väggarna i frustration. Förhoppningsvis kommer också någon på andra sidan (lagstiftare, ekonomichefer i offentlig verksamhet) att läsa det, och kanske fundera över hur man kan hjälpa sällanfakturerare att behålla sin mentala hälsa.

Någon i mina facebooktrådar (jag har ett återkommande inslag som jag kallar ”kära e-fakturadagbok”) föreslog att jag ska lägga på en administrationsavgift för alla kunder som kräver e-faktura. Jag har också fått tips om några olika onlinetjänster, som jag ska beta mig igenom. Bland annat har jag hört gott om Bokio. Om du som läser detta är en fixare och känner ett behov av att tipsa mig och andra i min situation om en lösning, betänk att vissa av oss kanske bara skickar en eller två e-fakturor någonsin, och att lösningen alltså inte får innehålla anslutningsavgift eller månadsavgift – däremot skulle jag gärna betala motsvarande portokostnaden för att enkelt kunna skicka alla mina e-fakturor från ett och samma ställe.

Jag önskar att jag kunde fakturera någon för all extratid det tar att bli medlem i nya e-fakturaportaler och fylla i dem på ett alldeles unikt vis, ladda hem olika mallar för olika kommuner, spara ner fakturor i olika format till min egen redovisning. Men även om det funnes någon att fakturera skulle jag inte orka. Förslag till den som stiftar såna här lagar: Utse en (1) gratis portal som alla kan använda.

Nedan bild på bullarna.

2019-10-04 14.33.31

Uppdatering: En dag efter att detta blogginlägg publicerades, har webbsidan om fakturering till Stockholms stad uppdaterats, och nu finns där en möjlighet till att ”i undantagsfall” skicka mejl med pdf-faktura. Vilken lättnad för dem som kommer efter mig, stort tack för det och jag hoppas att det sätter en trend!

10 kommentarer på “Angående e-fakturahelvetet

  1. Jag jobbar inom offentlig verksamhet och har stått där och sagt till folk vi anlitat att de måste använda e-faktura. Jag har tänkt att det låter väldigt meckigt och nu fick jag det ju svart på vitt.. Jag tycker du ska lägga på de timmar du lägger på att fakturera på fakturan. 4 extra timmar är ju helt orimligt att lägga på att bara gå in pengar.. En halv arbetsdag ju! Nej urdumt är det! T ex anlitade vi en kille att skjutsa oss med båt i skärgården i två dagar. Varje sånt litet uppdrag, kanske ett par om året, måste han e-fakturera. Knäppt!

    • En kommentar jag fick på min facebookföljetong var ”Jag tror att många löser det lite praktiskt och gör undantag för små företag som bara skickar enstaka fakturor. Jag var på konferens med en massa ekonomer från olika företag och myndigheter nu i veckan. Den lilla undersökning jag gjorde där med anledning av ditt inlägg stöder i alla fall det antagandet.”

      Jag hoppas att detta kan förvandlas till någon typ av praxis! Ni som har möjlighet kanske vill lobba för det bakom kulisserna. Förstår att det kanske krävs förändringar i lagstiftningen (jag har inte lusläst den, det kan hända att det redan finns utrymme), men för att det ska ske krävs ju att röster höjs. Tack för din omtanke!

  2. Snacka om att jag kommer hålla mig undan allt som har med offentlig verksamhet att göra! 😮 Däremot kommer jag äta mera bullar, kanske till middag t.o.m.

  3. Som anställd på ett stort statligt verk som hanterar många leverantörsfakturor, internationell och nationella, kan jag säga att jag aldrig varit med om att en faktura inte blivit hanterad för att den inte var en e-faktura. Papper, Word-format, PDF – allt fungerar.

    Skicka pdf-faktura med mejl.

Lämna ett svar till Ola Avbryt svar

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google-foto

Du kommenterar med ditt Google-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s